El horario, la agenda… y el límite de tiempo

Un horario, una agenda... cómo usarlos para combatir el límite de tiempo
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Se habla sobre cómo ser más productivo, más eficiente… De hecho, uno de los temas TOP 10 es siempre la gestión del tiempo, la importancia de organizarse bien, de saber planificar, de los ladrones del tiempo

Y, por descontado, cómo evitar esos ladrones gracias a las agendas, horarios…

Sin embargo, lo que no te dicen es que consisten, básicamente, en milimetrizar tu tiempo.

No avisan que: los días tienen 24 horas.

Es decir, aconsejan que hagamos de nuestra vida un horario…

Sin embargo, si no lo consigues, vas a acabar recriminándote el no haber llegado.

Si te desvías… lleva implicada la auto-crítica.

Y te lo digo yo, que tengo una agenda y un cuadernillo que, menos cuando salgo a echar una cerveza, lo llevo siempre conmigo.

Esas teorías sobre la productividad, la eficiencia y la gestión del tiempo… no se plantean que:

  • Los comercios, administraciones, etc… tienen su propio horario.
  • La mayoría de las personas que trabajan tienen el mismo horario y, por tanto, van al resto de sitios al mismo tiempo (famosas horas punta, tanto para ir como volver del trabajo, hacer la compra, ir a centros de entretenimiento…)
  • Que no tenemos cuenta el tiempo que nos puede costar, si no sólo cómo queremos quitárnoslo de encima. Por ejemplo, yo el fin de semana… como es cuando más tiempo disponible tengo, planeo la lista interminable: limpiar la casa, poner lavadora, planchar, cocinar toda semana, hacer compra, irme al vermut, coser el agujero del calcetín, mirar si han pasado los recibos, hacer malabares con las cuentas para ver cómo llego a final de mes, ducha y lavarme el pelo, hacerme un tratamiento para el pelo y para la cara, retocarme las uñas…

Y, lo quieras o no, es estresante. Demasiadas actividades para: poco tiempo, y nada de descanso.

Estas teorías… están enfocadas al trabajo

Si lo aplicamos a nuestra vida personal, el hecho de coger la lista que tenía que cumplir Cenicienta para poder ir al baile… Acabarás teniendo la misma sensación desoladora que tuvo justo antes de que los ratoncitos empiecen a hacerle el vestido.

Con una diferencia: nosotros no tenemos animalillos animados que nos ayuden.

Por eso, la mayoría de las veces, estamos destinados a fracasar en este plan de acción desde un primer momento.

Co-jo-nu-do, ¿verdad?

¿Te he dicho alguna vez lo mucho que nos gusta complicarnos?

Y es que…

No es lo mismo tachar una tarea que dura 2 horas: limpiar la casa

Que tachar 5, 10, 15 ¡o 20! tareas que duran, en total, 2 horas: polvo salón, polvo habitación, pasar mopa, fregar suelo, cristales casa, puertas, lavabo, WC, ducha, lavadora oscuro,  planchar camisas, planchar pantalones, planchar camisetas, hacer lista compra, ir a comprar, etc…

Resulta más gratificante desglosar todo para, si no llegamos a todo lo que queríamos hacer, podamos ver que… algo (bastante) hemos hecho.

Si tenemos en cuenta todo esto… ¿Cómo podemos gestionar nuestro tiempo?

¿Acaso es imposible?

¿Cómo vamos a hacer todo lo que queremos si tenemos tiempo paralizado por nuestros trabajos, demasiado poco tiempo libre, y demasiadas obligaciones?

¿Cómo no vamos a postergar esas obligaciones?

¿Es que no procrastinamos porque acaba siendo obligatorio por nuestro horario?

¡Eh! No quiero darte la mejor excusa para poder posponer actividades que te dan pereza…

Veamos las SOLUCIONES

Los horarios y la vuelta al cole

Lo cierto es que… Los horarios funcionan.

Nos guste o no… Valen. Y si no, que se lo digan a los colegios.

Gracias a ese mítico esquema que, de pequeños, coloreábamos en función de la asignatura que nos tocaba, nuestros padres sabían perfectamente:

  • cuándo empezaba cada clase
  • qué asignaturas teníamos cada día…
  • se aseguraban que lleváramos los deberes hechos y no nos dejáramos ni un solo libro en casa.

Porque, sin ese horario, hubiéramos tenido que llevar tooooooooodos los libros, toooooooodos los días de la semana… y como bien sabemos, el saber ocupa lugar, y cada vez pesa más.

Del mismo modo, tú mismo tienes un horario de trabajo.

  • Tu jornada debe empezar y acabar a una hora concreta.
  • Tienes un patrón de actividad – y me da igual el sector en el que trabajes, todos tienen un patrón de actividad (puede que tu patrón no sea diario, ni semanal… pero al año, acabamos haciendo prácticamente lo mismo por ciclos, y periodos de tiempo concretos)
  • Agendas las reuniones/eventos importantes

Por tanto, ¿cuál es el objetivo de estos horarios?

Bloquear el tiempo disponible

Si no bloqueas tu tiempo, siempre vas a tener: llamadas que atender, recados que cumplir, fuegos que apagar… es decir, vas a usar tu preciado tiempo en cosas que, aunque sirven, no te aportan nada a lo que tú consideras importante.

No vas a poder hacer lo que tienes que hacer, hasta que no te quede tiempo y te veas obligado a hacerlo.

Corriendo.

Como siempre…

¿Cómo puedes utilizar tu horario?

Marcando el tiempo que tienes que bloquear con carácter obligatorio.

Esto… ¿Qué….?

Sí, yo la primera vez que lo pensé también pensaba que no era muy normal.

Es más, la primera vez que lo ves, te quedas mirándolo un tiempo sin entenderlo, porque hay demasiado tiempo consumido.

Si haces la prueba como la hice yo la primera vez… Puedes llegar a deprimirte. Y te explico por qué. Imagina:

  • El día tiene 24 horas
  • Haces tu horario de Lunes a Viernes por horas (o mejor aún, ¡descarga e imprime!)
  • Lo imprimes y coges un rotulador negro. Es imprescindible que sea en negro, no uses otro color. Lo que queremos ver es el impacto certero, demoledor.
  • Haces un recuadro de lo que es tu jornada laboral y, como si estuvieras en el cole, lo pintas de negro.
  • Repites este paso con el tiempo que empleas en ir y volver del trabajo.
  • Y así sucesivamente con: tiempo para comer (jornada partida como continua), cena, desayuno, dormir. Sólo consideramos lo que es obligatorio (si por ejemplo, tienes hijos y tienes que llevarlos al cole, hay que marcarlo también)

Los espacios que te queden en blanco, es tu tiempo libre.

¿Impresionado?

Déjame decirte una cosa: si con esos minúsculos espacios en blanco, eres capaz de llevar una vida organizada, plena y te da tiempo a todo… ¡Es que eres un crack!

Y si crees que hay cosas que mejorar… Permíteme decirte que es totalmente normal. ¡Bienvenido al club!

De hecho, hace unos días hablábamos sobre por qué hay que mirar hacia atrás para poder plantearnos los objetivos de año nuevo. Esta es una de las razones por las que muuuuuuchas veces no conseguimos cumplirlos.

Sin embargo, ¡no tenemos que resignarnos! ¡Vamos a ser inconformistas! Nademos a contracorriente, como hacen los salmones si hace falta, y subamos río arriba hasta llegar a nuestro destino.

Hay formas para llegar a ello.

¿Cómo? Pon una agenda en tu vida

Volvamos al colegio… otra vez.

Cuando íbamos al colegio, sabíamos que:

  • El curso escolar se dividía en 3 trimestres, y que en cada uno de ellos, teníamos los exámenes finales.
  • Los profesores nos ponían exámenes parciales para poder quitar materia (y obligarnos a estudiar poco a poco)
  • Teníamos deberes que hacer, bien de un día para otro, bien en un tiempo concreto.

Todo esto… tenía una cosa en común: había una fecha límite que no marcabas tú.

Como esa fecha te la estaban imponiendo, no te quedaba otra que marcarla en el calendario, para que al llegar a ella, cumplieras con lo que te habían ordenado.

¿Cómo es posible que si lo manda otro lo cumplamos, pero si lo organizamos nosotros se pierda en el olvido?

Porque si lo manda otro, lo marcamos como urgente e importante. Si lo organizamos nosotros, establecemos nuestra famosa regla: Ya lo haré

No lo apuntamos.

No tenemos recordatorios.

Si no se apunta, no existe.

Si no, dime: una cita médica, de especialista, que te la mandan a 6-12 meses vista. Dejas la carta en un cajón y, meses más tarde, ¿te acuerdas por ciencia infusa?

No. Te has puesto un recordatorio en el móvil, la has apuntado en la pizarra de la cocina, en un post-it que tienes pegado en la nevera… Donde sea, porque sabes que, si no la ves, puedes olvidarte (y todos sabemos que, si no vas, puede que tengas que esperar 6 meses más para tener otro hueco)

O, por poner otro ejemplo… Yo misma, el año pasado cumplía 30 años, dejaba de ser joven, y los bancos donde tenía cuentas iban a empezar a crujirme a comisiones (¡Olé!)

Problema: como he trabajado en equipos de suplencias, y los bancos quieren que cobres en ellos y no en otros… el hecho de no cobrar comisiones por mi condición de joven hacía que, aunque no tuviera dinero, no usara para nada esa cuenta… no la cerrara.

Es más, había cuentas que no había usado en años.

Bueno, Ana” estarás pensando “Vas entonces y solucionado

Sí, pero había un problema:

  • Mi horario era de 8 a 13:30 y 15:30 a 18:30
  • El horario de los bancos era de 08:00 a 14:15-14:30
  • Lo que me cuesta llegar del trabajo a casa son 30 minutos en coche, 50 en bus.
  • Yo no tenía coche porque me lo compré a finales de ese Agosto…
  • Y, para más inri, no todas las cuentas estaban abiertas en Zaragoza

Si hay veces que dicen que se alinean los astros… en ese momento estaban cada uno en una punta.

Posible solución: coger un día de fiesta para hacerlo.

Posible problema a esa solución: si tenía que ir a 5 sitios diferentes, y en cada uno podía tener unos 20-30 minutos de espera, unos 10 para que me atendieran… y había unos 20 minutos hasta llegar al siguiente…

30+10+20 = 60 minutos

60 minutos * 5 entidades (y recordemos que algunas no estaban en Zaragoza, y las cuentas hay que cerrarlas donde las has abierto…) = 5 horas.

Conclusión: en un día no lo hacía.

Y me negaba, rotundamente, a gastar más de un día de vacaciones para hacer trámites administrativos…

Puede que te preguntes si me están crujiendo a comisiones porque no he llegado a hacerlo.

Noooo 🙂

Empecé a hacer malabares, pedir favores y varios etcéteras… y lo conseguí resolver.

Sin embargo, hacer malabares no siempre funciona, esperar al último minuto no es la mejor opción… y por eso, puede resultar aconsejable tener una agenda.

Ya no sólo para poner una fecha límite, sino para ponerte recordatorios (asesinos) desde una, dos o incluso tres semanas antes.

Consulta: ¿Se debe usar la agenda para las tareas rutinarias?

Personalmente, prefiero lo que yo llamo… La lista de Cenicienta.


¿Y tú? ¿Te pones horarios? ¿Usas agenda?

¿Para qué los usas?

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