¿Cómo ser más productivo? ¿Cómo ser más eficiente? Son algunas de las preguntas que la gente se hace para poder llegar a todo.
De hecho, los temas #TOP10 en productividad y gestión de proyectos (laborales, o personales…) suelen ser:
- La gestión del tiempo,
- La importancia de organizarse bien,
- Saber planificar,
- Los ladrones del tiempo…
Y, por descontado, cómo evitar esos ladrones gracias a las agendas, horarios… bullet journals, planificadores, listas de tareas, time blocking… Y un largo etcétera
Sin embargo, lo que no te dicen es que consisten, básicamente, en milimetrizar tu tiempo.
No avisan que: los días tienen 24 horas.
Es decir, aconsejan que hagamos de nuestra vida un horario… sin límites.
Índice
¿Te gustaría que tu vida fuera un horario… sin límites?
Mi respuesta es no.
¿Que por qué? Pues porque si no lo consigues, vas a acabar recriminándote el no haber llegado. No haberlo hecho. No haber cumplido.
Si te desvías… lleva implicada la auto-crítica.
Esas teorías sobre la productividad, la eficiencia y la gestión del tiempo… no se plantean que, por ejemplo…:
- Los comercios, administraciones, etc… tienen su propio horario.
- La mayoría de las personas que trabajan… suelen tener ese mismo horario y, por tanto, van al resto de sitios al mismo tiempo (¿Te suenan las famosas horas punta? Tanto para ir como volver del trabajo, hacer la compra, ir a centros de entretenimiento… ¡No digo nada de las administraciones públicas!)
- No tenemos cuenta el tiempo que nos puede costar, si no sólo cómo queremos quitárnoslo de encima.
Por ejemplo, yo el fin de semana… como es cuando más tiempo tengo… planeo la lista interminable:- limpiar la casa,
- poner lavadora,
- planchar,
- cocinar toda semana,
- hacer compra,
- irme al vermut,
- coser el agujero del calcetín,
- mirar si han pasado los recibos,
- hacer malabares con las cuentas para ver cómo llego a final de mes,
- ducha y lavarme el pelo,
- hacerme un tratamiento para el pelo y para la cara,
- retocarme las uñas…
¿Has visto cómo acabo mezclando obligaciones con placer? ¿Análisis con ejecución? ¿No te resulta estresante?
A mí… sí.
Demasiadas actividades para: poco tiempo, y nada de descanso (aunque incluya mimarme, ducharme y asearme… ir en plan pá-pá-pá no te permite disfrutarlo).
¿Estamos destinados a ser improductivos? ¿O es que debemos resignarnos a vivir sin tiempo de disfrute?
Las teorías de la productividad…
están enfocadas al trabajo
Si lo aplicamos a nuestra vida personal, el hecho de coger una y otra vez la lista interminable… Acabará haciéndote sentir como cuando a Cenicienta le dio su madrastra la lista de tareas a cumplir antes de ir al baile.
(Pero sin ratones que nos hagan el vestido)
Por eso, la mayoría de las veces, estamos destinados a fracasar en este plan de acción desde un primer momento.
¿Te he dicho alguna vez lo mucho que nos gusta complicarnos?
Es posible gestionar tu tiempo sin complicarte la vida
Correcto. No es imposible. Ni complicado.
Da igual que tengas que trabajar 8 horas al día.
Tampoco pasa nada si tienes muchas obligaciones. De hecho, me jugaría la mano derecha, y no la perdería… a que puedes retrasar algunas de esas obligaciones (que no quiere decir que ahora te tumbes a la bartola porque puedes retrasarlo todo…)
Los horarios y la vuelta al cole
Lo cierto es que… Los horarios funcionan.
Nos guste o no… Valen. Y si no, que se lo digan a los colegios.
Gracias a ese mítico esquema que, de pequeños, coloreábamos en función de la asignatura que nos tocaba, nuestros padres sabían perfectamente:
- cuándo empezaba cada clase
- qué asignaturas teníamos cada día…
- se aseguraban que lleváramos los deberes hechos y no nos dejáramos ni un solo libro en casa.
Porque, sin ese horario, hubiéramos tenido que llevar tooooooooodos los libros, toooooooodos los días de la semana… y como bien sabemos, el saber ocupa lugar, y cada vez pesa más.
Igual que en el cole… tú mismo tienes un horario de trabajo.
- Tu jornada debe empezar y acabar a una hora concreta.
- Tienes un patrón de actividad – y me da igual el sector en el que trabajes, todos tienen un patrón de actividad (puede que tu patrón no sea diario, ni semanal… pero al año, acabamos haciendo prácticamente lo mismo por ciclos, y periodos de tiempo concretos)
- Agendas las reuniones/eventos importantes
Objetivo del horario
No es otro que… Bloquear el tiempo disponible
Si no bloqueas tu tiempo, siempre vas a tener:
- Llamadas que atender – Hola, mamá…
- Recados que cumplir – Claro que sí, ya voy yo a hacer la compra…
- Fuegos que apagar – Ya me quedo yo y arreglo esto, que sólo me costará media horita…
Es decir, vas a usar tu preciado tiempo en cosas que, aunque sirven… No aportan nada a lo que tú consideras importante (repito: A lo que tú consideras importante).
No vas a poder hacer lo que tienes que hacer (porque quieres), hasta que no te quede tiempo.
Y acabas corriendo.
Como siempre…
¿Cómo utilizar tu horario?
Marcando el tiempo que tienes que bloquear con carácter obligatorio.
Es más, quiero que lo hagas ahora. Para que, nada más hacerlo, te quedes mirándolo… con la misma cara que me quedé yo.
Venga, hazlo conmigo:
- El día tiene 24 horas
- Haz tu horario de Lunes a Domingo, por horas completas
- Coge un rotulador negro. Es imprescindible que sea en negro, no uses otro color. Lo que queremos ver es el impacto certero, demoledor. (Como si fuéramos un toro, y esta pequeña actividad… un buen torero matador)
- Haces un recuadro de lo que es tu jornada laboral y, como si estuvieras en el cole, lo pintas de negro.
- Repites este paso con el tiempo que empleas en ir y volver del trabajo.
- Y así sucesivamente con:
- tiempo para comer (jornada partida como continua),
- cena,
- desayuno,
- dormir.
NOTA: Sólo consideramos lo que es obligatorio (si por ejemplo, tienes hijos y tienes que llevarlos al cole, hay que marcarlo también) – Algo no obligatorio sería… planchar (que da mucha pereza)
Los espacios que te queden en blanco, es tu tiempo libre.
¿Impresionado?
Déjame decirte una cosa: si con esos minúsculos espacios en blanco, eres capaz de llevar una vida organizada, plena y te da tiempo a todo… ¡Es que eres un crack!
Y si crees que hay cosas que mejorar… Permíteme decirte que es totalmente normal. ¡Bienvenido al club!
Conseguir lo que te propongas… con eso que llamas horario
Volvamos al colegio… otra vez.
Cuando íbamos al colegio, sabíamos que:
- El curso escolar se dividía en 3 trimestres, y que en cada uno de ellos, teníamos los exámenes finales.
- Los profesores nos ponían exámenes parciales para poder quitar materia (y obligarnos a estudiar poco a poco)
- Teníamos deberes que hacer, bien de un día para otro, bien en un tiempo concreto.
Todo esto… tenía una cosa en común: había una fecha límite que no marcabas tú.
Como esa fecha te la estaban imponiendo, no te quedaba otra que marcarla en el calendario para que, al llegar a ella, cumplieras con lo que te habían ordenado.
¿Cómo es posible que si lo manda otro lo cumplamos, pero si lo organizamos nosotros se pierda en el olvido?
Porque si lo manda otro, lo marcamos como urgente e importante. Si lo organizamos nosotros, establecemos nuestra famosa regla: Ya lo haré
No lo apuntamos.
No tenemos recordatorios.
Y, si no se apunta, no existe.
Si no, dime:
Una cita médica, de especialista, que te la mandan a 6-12 meses vista. ¿Dejas la carta en un cajón y meses más tarde te acuerdas por ciencia infusa?
No. Te has puesto un recordatorio en el móvil, la has apuntado en la pizarra de la cocina, en un post-it que tienes pegado en la nevera… Donde sea, porque sabes que, si no la ves, puedes olvidarte (y todos sabemos que, si no vas, puede que tengas que esperar 6 meses más para tener otro hueco)
¿Sabes qué es lo que toca ahora, verdad? Apunta aquello que es importante para ti, ¡¡pero ya!!
Agenda, como medida de control
No. No llevo el horario en la agenda, pero sí que lo tengo impreso… a modo de recordatorio.
En la cocina, para verlo por las mañanas mientras me bebo el café y organizo el día. (Tiendo a querer abarcar más de lo que puedo, y a base de repetición mirando ese recuadro… soy más realista con las cosas que puedo hacer).
¿Qué hacer con la agenda?
- Apuntar las citas médicas
- Marcar los cumpleaños
- Recordar los días en que hay que hacer pagos, o se cierra la tarjeta de crédito, se paga la hipoteca…
- Anotar el día de cobro, que siempre da una alegría
- Hacer una lista con las cosas que hay que comprar, y marcar el día (o los días) que vas a ir a comprar
- Señalar eventos, vacaciones, puentes, celebraciones… para recordar que tienes que tener X ropa lista para entonces
- Y un largo etcétera…
¿Por qué?
Porque me ha tocado aprender que… hacer malabares no siempre funciona, esperar al último minuto no es la mejor opción… y, precisamente por eso, resulta aconsejable tener una agenda.
Ya no sólo para poner una fecha límite en las cosas que me importan… Sino para ponerte recordatorios (asesinos) desde una, dos o incluso tres semanas antes.
Ahora bien, puede que te preguntes…: ¿Se debe usar la agenda para las tareas rutinarias?
Personalmente, prefiero lo que yo llamo… La lista de Cenicienta.
¿Y tú? ¿Te pones horarios? ¿Usas agenda?
¿Para qué los usas?